Für einen ausländischen Arbeitnehmer, dessen Arbeitserlaubnis genehmigt wurde, muss die SGK-Meldung innerhalb von 30 Tagen ab dem Gültigkeitsbeginn der Genehmigung (oder dem Datum der Zustellung an den Arbeitgeber) erfolgen. Wird nicht gemeldet, droht dem Arbeitgeber ein Bußgeld; eine Beschäftigung ganz ohne Genehmigung unterliegt einem eigenen, deutlich strengeren Sanktionsregime. Die Beiträge werden nach derselben Logik wie bei anderen Arbeitnehmern berechnet — auf Basis des gemeldeten Lohns. Die Bestätigung aktueller Zahlen bei der offiziellen Quelle ist unerlässlich.
Nach der Genehmigung: Der allgemeine Rahmen des SGK-Prozesses
Wird die Arbeitserlaubnis für einen ausländischen Mitarbeiter genehmigt, gehen die meisten Arbeitgeber davon aus, dass der Prozess damit abgeschlossen ist. Tatsächlich markiert die Genehmigung für den Arbeitgeber den Beginn eines neuen Pflichtenkatalogs: Meldung der Versicherungspflicht, Beitragszahlung und — über die gesamte Geltungsdauer der Genehmigung — die laufende Pflege dieser Daten. Dieser Beitrag fasst den SGK-Prozess zwischen Genehmigung der Arbeitserlaubnis und dem tatsächlichen Arbeitsbeginn aus Sicht des Arbeitgebers zusammen.
Bei der Arbeitserlaubnis ist der antragstellende Teil nach dem Gesetz der Arbeitgeber — dieses Prinzip setzt sich auch auf der SGK-Seite fort. Die Verantwortung, die Versicherung des ausländischen Arbeitnehmers im System anzumelden, die Beiträge zu melden und dies während der gesamten Genehmigungsdauer zu verfolgen, liegt beim Arbeitgeber — genau wie bei einem türkischen Arbeitnehmer; der einzige Unterschied ist, dass für ausländische Arbeitnehmer einige zusätzliche Regeln und Fristen hinzukommen. (Zum gesamten allgemeinen Antragsverfahren: Antrag auf Arbeitserlaubnis für Ausländer: Verfahren und Wissenswertes.)
Ein häufiger Irrtum, dem Arbeitgeber an dieser Stelle unterliegen, ist der Gedanke: “Die Genehmigung liegt vor, der Prozess ist abgeschlossen.” Tatsächlich ist das Genehmigungsdokument für den Arbeitgeber kein Endpunkt, sondern eine Zwischenstation: Ab dem Moment, in dem es Sie erreicht, läuft auf der SGK-Seite eine eigene Frist an, und es gibt Schritte, die innerhalb dieser Zeit erledigt werden müssen. Es ist für die Personal- oder Buchhaltungsabteilung, die die Arbeitserlaubnis-Akte betreut, deutlich sicherer, den SGK-Kalender am selben Tag zu starten, an dem die Genehmigung eintrifft, statt später eine überstürzte, fehleranfällige Meldung nachzuholen.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass sich diese Pflichten nicht nur auf den ersten Arbeitsbeginn beschränken. Ändern sich während der Geltungsdauer der Genehmigung Lohn, Tätigkeitsbeschreibung oder Arbeitsstätte des Arbeitnehmers, muss auch diese Änderung der SGK und, sofern relevant, dem Ministerium gemeldet werden. Der SGK-Prozess ist also keine kurze Formalität, die mit der Genehmigung beginnt und mit dem tatsächlichen Arbeitsbeginn endet, sondern ein fortlaufender Pflichtenkatalog über die gesamte Geltungsdauer der Genehmigung.
Der SGK-Prozess besteht im Wesentlichen aus folgenden Schritten:
- Genehmigung: Die Genehmigung des Arbeitserlaubnisdokuments durch das Ministerium und dessen Zustellung an den Arbeitgeber.
- Versicherungsmeldung: Die Anmeldung des ausländischen Arbeitnehmers bei der SGK über die Beschäftigungsmeldung (siehe die 30-Tage-Regel unten).
- Beitragsabrechnung: Monatliche Beitragsberechnung und -zahlung auf Basis des gemeldeten Lohns.
- Laufende Verfolgung: Ändern sich während der Genehmigungsdauer die Arbeitnehmerdaten (Lohn, Titel, Beendigung), muss auch dies fristgerecht an die SGK gemeldet werden.
Jeder dieser Schritte ist an eine eigene Frist gebunden, und ein verpasstes Datum begründet unmittelbar das Risiko eines Bußgelds. Deshalb müssen Arbeitgeber, die das Arbeitserlaubnisverfahren steuern, den SGK-Kalender als Teil derselben Akte betrachten — nicht als separate Aufgabe, an die man sich später erinnern muss.
Die 30-Tage-Regel: Wann muss die Versicherungsmeldung erfolgen?
Nach der Verordnung über Sozialversicherungsverfahren muss die Beschäftigungsmeldung bei der SGK für ausländische Arbeitnehmer, die nach dem Gesetz Nr. 5510 als versichert gelten, innerhalb von 30 Tagen ab dem jeweils zutreffenden der folgenden zwei Daten erfolgen:
- Der im Arbeitserlaubnisdokument angegebene Gültigkeitsbeginn der Genehmigung, oder
- das Datum der Zustellung des Genehmigungsdokuments an den Arbeitgeber — falls dieses Datum vom Gültigkeitsbeginn abweicht.
Welches dieser beiden Daten maßgeblich ist, ist ein technisches Detail, das von Akte zu Akte variieren kann; wird vom falschen Datum aus gerechnet, kann eine tatsächlich fristgerecht eingereichte Meldung im System als “verspätet” erscheinen. Deshalb gehört die korrekte Bestimmung des Meldedatums zu den fehleranfälligsten Punkten des Prozesses.
Wichtig Die 30-Tage-Frist beginnt nicht in dem Moment zu laufen, in dem die Genehmigung beim Arbeitgeber eintrifft, sondern ab dem jeweils zutreffenden der beiden oben genannten Daten. Besteht zwischen dem Zustellungsdatum und dem Datum der tatsächlichen Kenntnisnahme eine Differenz, muss die Berechnung dieser Differenz bei der offiziellen Quelle bestätigt werden.
Eine verspätete Meldung birgt für den Arbeitgeber unmittelbar das Risiko eines Bußgelds — die aktuellen Beträge dazu werden weiter unten im Abschnitt “Die SGK-Dimension der Beschäftigung ohne Genehmigung” behandelt. Offizielle Quelle: Ministerium für Arbeit und Soziale Sicherheit — Soziale Sicherheit ausländischer Arbeitnehmer.
Auch wenn die 30-Tage-Frist in der Praxis kurz wirkt, umfasst sie auf Arbeitgeberseite mehrere miteinander verknüpfte interne Vorbereitungsschritte, die selbst wieder Zeit beanspruchen. Eine Verzögerung bei einem dieser Schritte — etwa ein Akten- oder Systemproblem — kann dazu führen, dass die Meldung erst am letzten Tag erfolgt. Deshalb ist es ein praktischer Ansatz, der das Verzögerungsrisiko minimiert, die Bearbeitung nicht bis zur letzten Woche der 30-Tage-Frist aufzuschieben, sondern bereits am Tag des Eingangs des Genehmigungsdokuments zu beginnen.
Der Rahmen der Beitragspflicht
Der SGK-Beitrag für einen ausländischen Arbeitnehmer funktioniert in der Grundlogik nicht anders als bei einem türkischen Arbeitnehmer: Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil werden gemeinsam auf Basis des gemeldeten Bruttolohns berechnet und monatlich bei der SGK abgerechnet. Beitragssätze und Berechnungsmethode sind Teil der allgemeinen SGK-Gesetzgebung.
Der bei ausländischen Arbeitnehmern zu beachtende Unterschied ist, dass der zu meldende Lohn nicht willkürlich festgelegt werden kann:
- Der gemeldete SGK-Lohn muss mit dem im Antrag auf Arbeitserlaubnis angegebenen Lohn übereinstimmen.
- Dieser Lohn darf eine je nach Genehmigungsart wechselnde Mindestgrenze nicht unterschreiten (siehe Abschnitt “Die Bindung an den Mindestlohn”).
- Berufscode und Positionsangabe müssen mit der Beschreibung im Genehmigungsdokument übereinstimmend gemeldet werden — das erhält die Konsistenz der Akte sowohl gegenüber der SGK als auch gegenüber dem Ministerium.
In der Praxis erfordert dies eine abgestimmte Zusammenarbeit zwischen Personal-/Buchhaltungsabteilung und der Stelle, die die Arbeitserlaubnis-Akte erstellt hat (eine Beratungsfirma, falls beauftragt, oder der Arbeitgeber selbst) — andernfalls kann eine Abweichung zwischen dem im Genehmigungsantrag angegebenen Lohn und dem bei der SGK gemeldeten Lohn entstehen, was bei späteren Verlängerungs- oder Prüfverfahren Fragen aufwerfen kann.
Die SGK-Dimension der Beschäftigung ohne Genehmigung
Die Beschäftigung eines Ausländers ohne Arbeitserlaubnis birgt nicht nur nach dem Migrationsrecht, sondern auch bei der SGK ein eigenständiges Risiko. Zwei Sanktionsregime wirken unabhängig voneinander:
- Verzögerte SGK-Meldung: Für einen Arbeitnehmer mit Genehmigung, der jedoch nicht fristgerecht gemeldet wurde, wird ein Bußgeld verhängt.
- Beschäftigung ohne Genehmigung: Die Beschäftigung eines Ausländers, ohne überhaupt eine Arbeitserlaubnis eingeholt zu haben, unterliegt einem eigenständigen, umfassenderen Sanktionsregime (nach dem Gesetz Nr. 6735 über internationale Arbeitskräfte); dabei kann ein Bußgeld sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer verhängt werden, das sich bei Wiederholung erhöht.
Wir nennen hier bewusst keine konkrete Zahl — Bußgelder werden jedes Jahr nach dem Neubewertungssatz aktualisiert und hängen von der Art des Falls ab (Ersterkennung oder Wiederholung). Für die aktuelle, fallspezifische Zahl empfehlen wir, dies auf der offiziellen Bußgeldseite des Ministeriums für Arbeit und Soziale Sicherheit zu bestätigen: Ministerium für Arbeit und Soziale Sicherheit — Bußgelder.
Die Kosten einer Beschäftigung ohne Genehmigung beschränken sich nicht nur auf das Bußgeld: Wird später ein Genehmigungsantrag gestellt, kann sich die vorherige nicht gemeldete Zeit negativ auf die Bewertung der Akte auswirken; und dass der Arbeitnehmer unversichert bleibt, bedeutet für beide Seiten Unsicherheit und Risiko. Eine unvollständige oder verspätete Meldung kann den Arbeitgeber Zeit und Aufwand kosten und in manchen Fällen eine erneute Antragstellung erforderlich machen.
Die Bindung an den Mindestlohn: Eine je nach Genehmigungsart wechselnde Untergrenze
Es gilt als allgemeine Regel, dass der im Antrag auf Arbeitserlaubnis und bei der SGK-Meldung anzugebende Lohn für ausländische Arbeitnehmer eine je nach Genehmigungsart wechselnde Mindestgrenze nicht unterschreiten darf. Unterschiedliche Genehmigungsarten (etwa die reguläre Arbeitserlaubnis, die unabhängige Arbeitserlaubnis oder Kategorien wie die Türkise Karte) können unterschiedlichen Mindestlohn-Multiplikatoren unterliegen — diese Grenzen werden von Zeit zu Zeit aktualisiert und unterscheiden sich je nach Genehmigungsart.
Wir geben in diesem Beitrag bewusst keine vollständige Tabelle an, da diese Grenzen sowohl häufig aktualisiert werden als auch von Genehmigungsart, Branche und Position der jeweiligen Akte abhängen. Der Grundsatz, den man kennen sollte, lautet: Der gemeldete Lohn muss die für die betreffende Genehmigungsart geltende Mindestgrenze erfüllen — eine Meldung mit einem Lohn unterhalb dieser Grenze kann sowohl beim Genehmigungsantrag als auch beim SGK-Prozess zu Problemen führen. Zum allgemeinen Rahmen der Arbeitserlaubnisarten: Arten der Arbeitserlaubnis.
Welche Mindestlohn-Untergrenze für Ihre Branche und Position gilt, ist ein Detail, das anhand aktueller amtlicher Kriterien bestätigt werden muss — die für die Akte Ihres Unternehmens genaue Zahl wird im Rahmen der Beratung geklärt.
Diese Untergrenze hat zwei praktische Konsequenzen. Erstens muss bei der Budgetplanung auf Arbeitgeberseite nicht nur das Bruttogehalt, sondern auch der darauf aufgeschlagene SGK-Arbeitgeberanteil berücksichtigt werden — der an die Genehmigungsart gebundene Mindestlohn legt also faktisch die Untergrenze der gesamten Beschäftigungskosten des Arbeitgebers fest. Zweitens gilt dieselbe Mindestgrenzenregel auch bei Verlängerungsanträgen; eine beim Erstantrag erfüllte Grenze kann sich im Laufe der Jahre durch die Aktualisierung des Mindestlohns automatisch verschieben, was bedeutet, dass auch die Verlängerungsakte anhand der aktuellen Kriterien neu bewertet werden muss.
Häufig verwechselte Punkte
1. “Sobald das Genehmigungsdokument vorliegt, läuft der SGK-Prozess von selbst an”
Nein. Die SGK-Meldung erfolgt nicht automatisch; der Arbeitgeber muss die Beschäftigungsmeldung aktiv im System eintragen. Das Vorhandensein des Genehmigungsdokuments hebt die Meldepflicht nicht auf — es bestimmt lediglich das Startdatum.
2. “Die 30 Tage laufen ab dem Tag, an dem der Arbeitnehmer tatsächlich mit der Arbeit beginnt”
Das stimmt nicht immer. Die Frist beginnt ab dem Gültigkeitsbeginn der Genehmigung oder dem Datum der Zustellung des Genehmigungsdokuments an den Arbeitgeber; der Tag, an dem der Arbeitnehmer tatsächlich zu arbeiten beginnt, ändert diese Berechnung nicht. Diese Unterscheidung kann besonders bei Akten, in denen das Einreisedatum des Arbeitnehmers aus dem Ausland vom Genehmigungsdatum abweicht, zu Verwirrung führen.
3. “Der SGK-Beitrag kann unabhängig vom im Genehmigungsantrag angegebenen Lohn festgelegt werden”
Nein. Der zu meldende SGK-Lohn muss sowohl mit der Angabe im Genehmigungsantrag als auch mit der an die Genehmigungsart gebundenen Mindestgrenze übereinstimmen. Eine Abweichung zwischen diesen beiden Zahlen kann bei einer späteren Prüfung oder Verlängerung hinterfragt werden.
Warum die richtige Aufstellung der Akte von Anfang an wichtig ist
Der SGK-Prozess nach Genehmigung der Arbeitserlaubnis wirkt auf den ersten Blick wie eine technische Formalität, besteht aber tatsächlich aus mehreren miteinander verknüpften, terminierten Pflichten: Meldefrist, Beitragskonsistenz, Mindestlohn-Untergrenze. Wird eine davon versäumt, entsteht für den Arbeitgeber sowohl eine administrative Last als auch das Risiko, dass ein an sich erfolgreich abgeschlossener Prozess später infrage gestellt wird.
Als Arbeitgeber besteht Ihre eigentliche Aufgabe darin, Ihr Unternehmen zu führen; die Verfolgung von Fristen und Konsistenz beim Arbeitserlaubnis- und SGK-Prozess ist ein eigenes Fachgebiet. Da sich die Gesetzgebung häufig ändert, ist es sinnvoller, bei jeder Akte den aktuellen Stand zu prüfen, statt sich auf eine einzelne frühere Erfahrung zu verlassen. Indem wir die Prozesskoordination — vom Antrag auf Arbeitserlaubnis Ihres Unternehmens bis zum SGK-Meldekalender — übernehmen, nehmen wir Ihnen diese Verfolgungslast ab. Für Details: Arbeitserlaubnis für ausländisches Personal.